1. Wie verwerkt uw gegevens?
De verwerkingsverantwoordelijke is Qureno AI, ingeschreven in de KBO onder nummer 1036.748.767 (BTW: BE 1036.748.767), gevestigd te Antwerpen, België. Voor vragen over uw privacy kunt u contact opnemen via: privacy@qureno.be
2. Welke gegevens verwerken wij?
2.1 Gegevens van klanten (bedrijven)
- Naam en contactgegevens van de verantwoordelijke
- Bedrijfsnaam, adres en ondernemingsnummer
- Betaalgegevens (manuele verwerking via factuur)
- Configuratiegegevens: openingstijden, diensten, FAQ
- Gebruiksgegevens: aantal oproepen, verbruikte minuten
2.2 Gegevens van bellers (eindgebruikers)
- Telefoonnummer van de beller
- Tijdstip en duur van het gesprek
- Gespreksopname (max. 7 dagen bewaard)
- Gespreksamenvatting (doorgestuurd per e-mail)
- Gedetecteerde taal van de beller
3. Waarvoor gebruiken wij deze gegevens?
Wij gebruiken uw gegevens voor de uitvoering van de abonnementsovereenkomst, facturatie, het doorsturen van gespreksamenvattingen en de kwaliteitsopvolging van de AI-agent.
4. Gespreksopnames: bijzondere aandacht
Iedere beller wordt aan het begin van elk gesprek mondeling geïnformeerd dat het gesprek opgenomen kan worden en met een digitale assistent spreekt. Dit gebeurt automatisch door de AI-agent.
Opnames worden standaard 7 dagen bewaard en daarna automatisch en definitief verwijderd. Onze klanten kunnen deze termijn zelf aanpassen in hun dashboard, tot maximaal 90 dagen.
5. Welke AI-modellen gebruiken wij, en wie houdt toezicht?
Onze AI-receptionist draait op Retell AI (spraakherkenning, stem en gespreksflow), met GPT-4.1 als onderliggend taalmodel voor het begrijpen van vragen en het formuleren van antwoorden.
Belangrijk: Qureno werkt met een mens-AI team, geen volledig losse AI. Elke klant heeft een vaste, aangewezen medewerker die de gesprekken van die klant dagelijks nakijkt. De AI wordt bewust ingezet voor het herkenbare, herhaalbare deel van een gesprek — de vragen en situaties die zich telkens op dezelfde manier voordoen. Zodra een gesprek buiten dat kader valt (een dringende situatie, een specifieke of gevoelige vraag), krijgt de AI de instructie om door te schakelen naar een mens. De AI filtert met andere woorden het routinewerk eruit, zodat de juiste gesprekken bij de juiste persoon terechtkomen.
6. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
Klantgegevens worden bewaard voor de duur van het abonnement + 30 dagen. Gespreksopnames worden standaard 7 dagen bewaard, met een door de klant zelf instelbare termijn tot maximaal 90 dagen. Facturatiegegevens worden 7 jaar bewaard (wettelijke plicht).
7. Met wie delen wij uw gegevens, en waar wordt die verwerkt?
Wij werken samen met een beperkt aantal gespecialiseerde partners, telkens onder een verwerkersovereenkomst:
- Supabase (database en klantendashboard) — gehost in de Europese Unie (Ierland).
- DIDWW (telefonie- en SIP-infrastructuur) — een in Ierland gevestigde, aan de GDPR onderworpen telecomoperator.
- Retell AI (spraakverwerking) en OpenAI (taalmodel GPT-4.1) — deze partners verwerken de inhoud van het gesprek zelf via hun internationale infrastructuur, die zich ook buiten de Europese Unie kan bevinden. Voor deze doorgifte gebruiken wij de daarvoor wettelijk voorziene waarborgen, waaronder de modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses) van de Europese Commissie.
Uw gespreksdata wordt niet gebruikt om onderliggende AI-modellen te trainen. Als klant kunt u met Qureno een verwerkersovereenkomst afsluiten voor de gegevens die wij namens u verwerken.
8. Transparantie en de EU AI Act
Qureno is een AI-systeem dat rechtstreeks met mensen praat, en dat brengt onder de EU AI Act een transparantieverplichting met zich mee: bellers moeten weten dat ze niet met een medewerker in persoon spreken. Daarom stelt onze agent zich bij elk gesprek voor als de digitale assistent van het betrokken bedrijf. Zoals hierboven beschreven, blijft er bovendien altijd een mens betrokken die meekijkt en die overneemt zodra dat nodig is. Wij volgen de verdere invulling van de AI Act op en passen onze werkwijze aan waar nodig.
9. Uw rechten
U heeft recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking en overdraagbaarheid van uw gegevens. Verzoeken kunt u indienen via privacy@qureno.be.
10. Beveiliging
Wij nemen technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen, waaronder versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS) en toegangscontrole op databaseniveau.
12. Wijzigingen
Wijzigingen worden gepubliceerd op onze website. Bij belangrijke wijzigingen worden klanten per e-mail geïnformeerd.