Privacy Policy

De verwerkingsverantwoordelijke is Qureno (Elhadje Barry), ingeschreven in de KBO onder nummer 1042.857.985 (BTW: BE 1042.857.985). Voor vragen over uw privacy kunt u contact opnemen via: privacy@qureno.be

2.1 Gegevens van klanten (bedrijven)

• Naam en contactgegevens van de verantwoordelijke
• Bedrijfsnaam, adres en ondernemingsnummer
• Betaalgegevens: uw rekeningnummer (IBAN) en het SEPA-mandaat voor de domiciliëring, en de betalingen en facturen zelf. Volledige kaartgegevens ziet en bewaart Qureno niet; die verwerkt onze betaalpartner Mollie.
• Configuratiegegevens: openingstijden, diensten, FAQ
• Gebruiksgegevens: aantal oproepen, verbruikte minuten

2.2 Gegevens van bellers (eindgebruikers)

• Telefoonnummer van de beller
• Tijdstip en duur van het gesprek
• Gespreksopname en transcript (opname standaard 7 dagen bewaard, zie punt 4)
• Gespreksamenvatting (doorgestuurd per e-mail en, als de klant dat aanzet, via WhatsApp)
• Een afspraakaanvraag: naam, telefoonnummer en het gewenste moment. Bevestigt de klant de afspraak en heeft hij zijn agenda gekoppeld, dan komt ze in zijn Google-, Outlook- of Apple-agenda.
• Gedetecteerde taal van de beller
• Naam van de beller, als die zelf zijn naam noemt
• Een contactenlijst per klant: nummer, naam, aantal gesprekken, datum en korte samenvatting van het laatste gesprek, en een eventuele notitie van de klant
• Een kort geheugen per beller: enkele notities die bij een volgend gesprek nuttig zijn, zoals een voorkeurmoment of de vaste medewerker. Bij zorgpraktijken kan dat informatie over de gezondheid bevatten. De klant kan dit geheugen per beller nalezen, aanpassen of wissen.

Voor de gegevens van bellers is onze klant (het bedrijf dat u belt) verantwoordelijk. Qureno verwerkt ze in opdracht van die klant.

2.3 Contacten en agenda die een klant zelf koppelt

Een klant kan zijn contacten uit Google Contacts of Apple iCloud koppelen, of een contactenbestand (vCard) importeren. Wij verwerken daarvan enkel naam, bedrijf en telefoonnummer, en standaard enkel de contacten die de klant zelf aanduidt. Omgekeerd zet Qureno alleen contacten in Google of iCloud als de klant daarvoor kiest. Wij verwijderen nooit iets in Google of iCloud, behalve een contact dat Qureno daar zelf aanmaakte en enkel op vraag van de klant.

Voor Google gebruiken wij de aanmelding van Google zelf. Voor iCloud vraagt Qureno een app-specifiek wachtwoord van Apple, nooit het gewone Apple-wachtwoord. Toegangssleutels en wachtwoorden bewaren wij versleuteld; de klant kan de koppeling op elk moment verbreken, in het dashboard en bij Google of Apple zelf.

Een klant kan ook zijn Odoo koppelen, met een API-sleutel die hij zelf in Odoo maakt. Qureno leest uit Odoo enkel de contacten met een telefoonnummer (naam, bedrijf en telefoonnummer) en verandert niets in Odoo. Zet de klant de optie voor offerte-aanvragen aan, dan maakt Qureno in Odoo voor een beller die daar al staat enkel een concept-offerte met een korte notitie over de vraag; Qureno vult geen prijzen in en verstuurt niets. De sleutel bewaren wij versleuteld; de klant kan hem op elk moment intrekken in Odoo en de koppeling verbreken in het dashboard.

Koppelt een klant zijn Apple Agenda (iCloud), dan zet Qureno de afspraken die de klant bevestigt in die agenda, en haalt ze er weer uit als de klant ze annuleert. Qureno raakt in die agenda enkel afspraken aan die Qureno er zelf zette. Daarnaast leest Qureno van de afspraken in die agenda de titel en de tijden (begin en einde), om ze in het dashboard van de klant te tonen en om de digitale assistent te laten zien wanneer de klant vrij is. Apple stuurt daarbij de volledige afspraak naar onze server, maar wij bewaren enkel titel en tijden; omschrijving, plaats en genodigden bewaren wij niet. De assistent krijgt enkel de vrije momenten te horen, nooit de titels. Wij lezen de agenda opnieuw telkens de klant de agenda in het dashboard opent, en tijdens een gesprek waarin iemand een afspraak wil maken. De ingelezen afspraken worden gewist als de klant de koppeling verbreekt, en uiterlijk 30 dagen na het einde van het abonnement.

2.4 Gegevens van websitebezoekers en aanvragers

• Wat u invult in ons aanvraagformulier: naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsgegevens en uw antwoorden over uw bereikbaarheid
• Een eventuele partnercode waarmee u naar onze website kwam
• Alleen met uw toestemming: websitegebruik en advertentieklikken via Google Analytics en Google Ads (zie punt 11)

2.5 Gegevens van partners

• Naam, e-mailadres, telefoonnummer en adres
• Rijksregisternummer of ondernemingsnummer, en rekeningnummer (IBAN) voor de uitbetaling
• De bedrijven die u aanbrengt of belt, de uitkomst van die gesprekken, gewerkte uren en verdiende vergoedingen

Het rijksregisternummer of ondernemingsnummer vragen wij omdat wij vergoedingen wettelijk moeten aangeven op een fiscale fiche (281.50). Een beheerder kan deze gegevens enkel inkijken, niet wijzigen.

2.6 Bedrijven en zaakvoerders die wij contacteren

Om nieuwe klanten te vinden, bellen wij bedrijven op. Daarvoor gebruiken wij openbare bedrijfsgegevens uit Google Maps: bedrijfsnaam, adres, telefoonnummer, website, sector, openingsuren en openbare beoordelingen. Wij noteren de uitkomst van een gesprek. Geeft een bedrijf toestemming, dan belt onze digitale assistent het meteen terug om een gesprek in te plannen. Wie aangeeft niet meer gebeld te willen worden, bellen wij nooit opnieuw; wij bewaren enkel het telefoonnummer om dat te garanderen.

Daarnaast benaderen wij zaakvoerders en verantwoordelijken van bedrijven via LinkedIn, in hun professionele rol. Wij gebruiken daarvoor enkel gegevens die zij zelf publiek maakten: naam, functie, bedrijf, de link naar hun LinkedIn-profiel en het onderwerp van recente publieke berichten, aangevuld met de openbare gegevens van hun zaak. Een AI-model (Claude van Anthropic) helpt ons een persoonlijk bericht op te stellen; een medewerker van Qureno keurt elk bericht goed. Wij sturen een connectieverzoek en, na aanvaarding, hoogstens drie berichten. Gevoelige gegevens, zoals over gezondheid of privéleven, gebruiken wij nooit, ook niet als ze publiek staan.

Wilt u niet meer door ons benaderd worden? Laat het weten in een antwoord op ons bericht of via privacy@qureno.be. Wij stoppen dan meteen, via elk kanaal, en bewaren enkel uw naam en profiellink om dat te blijven respecteren.

Wij gebruiken uw gegevens voor de uitvoering van de abonnementsovereenkomst, de betaling en facturatie, het doorsturen van gespreksamenvattingen en de kwaliteitsopvolging van de AI-agent. Voor die kwaliteitsopvolging laat Qureno gesprekken ook door een AI-model nalezen op misverstanden; enkel Qureno ziet die analyse, en er wordt niets automatisch aan de assistent veranderd. De contactenlijst en het geheugen per beller dienen om een terugkerende beller te herkennen en beter verder te helpen. Gegevens uit het aanvraagformulier gebruiken wij om uw aanvraag te beoordelen en contact met u op te nemen. Gegevens van partners gebruiken wij om hen te begeleiden en uit te betalen. Openbare gegevens van bedrijven en hun zaakvoerders gebruiken wij om hen te contacteren over onze dienst, op basis van ons gerechtvaardigd belang; die afweging hebben wij schriftelijk vastgelegd. Met uw toestemming meten wij ook hoe bezoekers onze website gebruiken en welke advertenties tot een aanvraag leiden.

Iedere beller wordt aan het begin van elk gesprek mondeling geïnformeerd dat het gesprek opgenomen kan worden en met een digitale assistent spreekt. Dit gebeurt automatisch door de AI-agent.

Onze AI-receptionist draait op gespecialiseerde software voor spraakherkenning, stem en gespreksflow, met een onderliggend taalmodel voor het begrijpen van vragen en het formuleren van antwoorden. Deze leveranciers kunnen wijzigen; de actuele namen staan in de verwerkersovereenkomst die wij met klanten afsluiten, en zijn ook los op te vragen via privacy@qureno.be.

Onze leverancier voor spraakverwerking heeft schriftelijk bevestigd dat gespreksaudio, opnames, transcripts en instructies niet worden gebruikt om eigen of externe AI-modellen te trainen, bij te sturen, te evalueren of te vergelijken. Zijn onderaannemers voor de taalmodellen mogen uw gegevens contractueel enkel gebruiken om de dienst uit te voeren, en niet om te trainen.

Na het gesprek gebruiken wij een taalmodel voor drie taken: het geheugen per beller bijwerken, de WhatsApp-samenvatting opstellen en gesprekken nalezen op misverstanden voor onze kwaliteitsopvolging.

Belangrijk: Qureno werkt met een mens-AI team, geen volledig losse AI. Elke klant heeft een vaste, aangewezen medewerker die de gesprekken van die klant dagelijks nakijkt. De AI wordt bewust ingezet voor het herkenbare, herhaalbare deel van een gesprek: de vragen en situaties die zich telkens op dezelfde manier voordoen. Zodra een gesprek buiten dat kader valt (een dringende situatie, een specifieke of gevoelige vraag), krijgt de AI de instructie om door te schakelen naar een mens. De AI filtert met andere woorden het routinewerk eruit, zodat de juiste gesprekken bij de juiste persoon terechtkomen.

Gesprekken, transcripts, samenvattingen, afspraken, contacten, het geheugen per beller en gekoppelde agenda's en systemen worden 30 dagen na het einde van het abonnement automatisch gewist. Uw accountgegevens bewaren wij tot u vraagt ze te verwijderen. Gespreksopnames worden standaard 7 dagen bewaard, met een door de klant zelf instelbare termijn tot maximaal 90 dagen. Contacten en het geheugen per beller blijven bewaard zolang het abonnement loopt, plus 30 dagen; de klant kan ze op elk moment zelf verwijderen. Facturatiegegevens en de gegevens voor uitbetalingen aan partners worden 7 jaar bewaard (wettelijke plicht). Gegevens van bedrijven en zaakvoerders die wij contacteerden en die niet reageerden, wissen wij uiterlijk 6 maanden na het laatste contact. Vraagt u ons om later terug te komen, dan bewaren wij uw gegevens tot dat moment en daarna nog hoogstens 6 maanden. Bij een duidelijk nee wissen wij uw gegevens binnen een maand. Van wie niet meer gecontacteerd wil worden, bewaren wij enkel het telefoonnummer of de naam en profiellink, zolang wij prospectie doen, om dat te blijven respecteren.

7.1 Partners die in onze opdracht verwerken

Deze partners verwerken persoonsgegevens enkel om de dienst voor ons uit te voeren:

• Supabase (database en klantendashboard): gehost in de Europese Unie (Ierland).
• Vercel (hosting van onze website en het klantendashboard): de serverfuncties die uw gegevens verwerken, draaien in de Europese Unie (Dublin, Ierland). Statische pagina's van de website worden via het wereldwijde netwerk van Vercel geleverd. Vercel is een Amerikaans bedrijf; zie de waarborgen hieronder.
• DIDWW (telefonie- en SIP-infrastructuur): een in Ierland gevestigde, aan de GDPR onderworpen telecomoperator.
• Gespecialiseerde software voor spraakverwerking, gespreksflow en stem, met onderaannemers voor het onderliggend taalmodel: deze partners verwerken de inhoud van het gesprek zelf via hun internationale infrastructuur, die zich ook buiten de Europese Unie kan bevinden.
• Een taalmodel dat na het gesprek het geheugen per beller bijwerkt, de WhatsApp-samenvatting opstelt en helpt bij de kwaliteitsopvolging van gesprekken. Deze leverancier kan buiten de Europese Unie verwerken.
• Resend (verzending van onze e-mails, zoals gespreksamenvattingen en inlogcodes): verwerkt in de Verenigde Staten.
• Cal.com (inplannen van kennismakingen en opstartgesprekken): kan buiten de Europese Unie verwerken.
• Meta (WhatsApp): enkel als een klant de WhatsApp-samenvatting aanzet, en voor gesprekken die wij via WhatsApp met u voeren. Meta kan buiten de Europese Unie verwerken.
• Google Workspace (onze mailbox, bijvoorbeeld voor supportvragen per e-mail).
• HeyReach (versturen van onze connectieverzoeken en berichten op LinkedIn, zie punt 2.6): kan buiten de Europese Unie verwerken.

Verwerkt een partner gegevens buiten de Europese Unie, dan gebeurt dat met de waarborgen die de GDPR daarvoor voorziet, zoals de modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses) van de Europese Commissie of het EU-VS-gegevensprivacykader. De actuele namen van onze technologiepartners staan vermeld in de verwerkersovereenkomst die wij met klanten afsluiten, en zijn ook los op te vragen via privacy@qureno.be.

7.2 Partijen die zelf verantwoordelijk zijn

• Mollie (betalingen en domiciliëring): een in Nederland gevestigde betaalinstelling. Voor de betalingen zelf verwerkt Mollie uw gegevens als zelfstandige verantwoordelijke, volgens haar eigen privacyverklaring. Voor het opmaken en versturen van onze facturen werkt Mollie in onze opdracht.
• Google (Google Analytics en Google Ads): enkel als u analytische en advertentiecookies accepteert. Google kan deze gegevens ook buiten de Europese Unie verwerken, onder het EU-VS-gegevensprivacykader en de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.

7.3 Diensten die een klant zelf koppelt

Dit zijn accounts van de klant zelf. Qureno stuurt er enkel gegevens naartoe als de klant de koppeling aanzet, en neemt er enkel over wat de klant kiest:

• Google Agenda en Microsoft Outlook: alleen de afspraken die de klant bevestigt.
• Apple Agenda (iCloud): de afspraken die de klant bevestigt gaan erheen; uit de agenda leest Qureno titel en tijden van de afspraken (zie punt 2.3).
• Google Contacts en Apple iCloud: alleen de contacten die de klant daarvoor kiest.
• Odoo: Qureno leest de contacten met een telefoonnummer; enkel als de klant het aanzet, zet Qureno er een concept-offerte klaar (zie punt 2.3).
• PlanRijles: voor rijscholen, om tijdens het gesprek een rijles in te plannen.

Uw gespreksdata en contacten worden niet gebruikt om onderliggende AI-modellen te trainen. Als klant kunt u met Qureno een verwerkersovereenkomst afsluiten voor de gegevens die wij namens u verwerken.

Qureno is een AI-systeem dat rechtstreeks met mensen praat, en dat brengt onder de EU AI Act een transparantieverplichting met zich mee: bellers moeten weten dat ze niet met een medewerker in persoon spreken. Daarom stelt onze agent zich bij elk gesprek voor als de digitale assistent van het betrokken bedrijf. Zoals hierboven beschreven, blijft er bovendien altijd een mens betrokken die meekijkt en die overneemt zodra dat nodig is. Wij volgen de verdere invulling van de AI Act op en passen onze werkwijze aan waar nodig.

U heeft recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking en overdraagbaarheid van uw gegevens. Tegen het gebruik van uw gegevens voor direct marketing kunt u zich altijd verzetten; dan stoppen wij meteen. Verzoeken kunt u indienen via privacy@qureno.be.

Wij nemen technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen, waaronder versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS), toegangscontrole op databaseniveau (elke klant ziet enkel zijn eigen gegevens) en versleutelde opslag van toegangssleutels en wachtwoorden voor gekoppelde diensten.

Onze website gebruikt twee soorten cookies en vergelijkbare technieken:

• Noodzakelijk: om in te loggen, uw cookiekeuze te onthouden en een eventuele partnercode bij uw aanvraag te bewaren. Hiervoor is geen toestemming nodig.
• Analytisch en advertenties (alleen met uw toestemming): Google Analytics om te zien hoe bezoekers onze website gebruiken, en Google Ads om te meten of een klik op onze advertentie tot een aanvraag leidt. Wij sturen uw naam, e-mailadres of telefoonnummer niet naar Google.

Weigert u, dan plaatst Google geen cookies op uw toestel. Google kan dan wel beperkte signalen zonder cookies ontvangen (bijvoorbeeld dat de pagina geladen werd), zonder dat u daarmee herkend wordt. U kunt uw keuze op elk moment wijzigen of intrekken:

Wijzigingen worden gepubliceerd op onze website. Bij belangrijke wijzigingen worden klanten per e-mail geïnformeerd.